En esta entrada exploraremos en detalle los diferentes tipos de usuarios que maneja Odoo, desde administradores hasta usuarios finales. Comprender esta clasificación no solo te ayudará a entender mejor el ecosistema de Odoo, sino también a identificar cuántos y qué tipo de usuarios de sistema necesitarás para tu proyecto web o empresarial. Esta guía te permitirá planificar de manera más eficiente la implementación de tu ERP, optimizando los recursos y asegurando que cada rol esté cubierto de manera adecuada para el éxito de tu negocio.
Usuarios de Sistema
Los usuarios del sistema en Odoo son aquellos que cuentan con acceso al backend de la aplicación web. Dentro de este grupo, algunos desempeñan el rol de administradores con privilegios totales, mientras que otros tienen acceso a los distintos módulos de Odoo, ajustados según los permisos asignados. Este tipo de usuarios son fundamentales, ya que tienen el control completo sobre los flujos de trabajo del ERP, aprovechando al máximo todo su potencial para gestionar y optimizar los procesos empresariales.
Un ejemplo de este tipo de usuario sería el Administrador del Sistema en Odoo. Este perfil tiene acceso completo al backend de la aplicación y puede gestionar todos los aspectos del ERP, desde la configuración inicial hasta la personalización de módulos, gestión de permisos de otros usuarios, y administración de flujos de trabajo. El Administrador tiene la capacidad de añadir o eliminar módulos, modificar configuraciones globales, gestionar la base de datos y supervisar todos los procesos dentro de Odoo, asegurando que el sistema funcione de manera óptima para la organización.
Vista del Backend. Usuario de Sistema
Otro ejemplo más básico sería el Usuario de Ventas. Este perfil tiene acceso limitado a los módulos relacionados con la gestión de ventas, como la creación y seguimiento de pedidos, la emisión de facturas y la consulta de clientes. Aunque no tiene permisos para modificar la configuración del sistema ni acceder a otros módulos como la contabilidad o la gestión de inventarios, sí puede interactuar con las herramientas necesarias para gestionar y procesar las ventas dentro de la empresa. Este tipo de usuario es clave para las operaciones diarias, pero su acceso está restringido a las funciones específicas que necesita para realizar su trabajo de manera eficiente.
Usuarios Empleados
A diferencia de los usuarios mencionados anteriormente, los Usuarios de Empleados en Odoo tienen un acceso más limitado y personalizado, dependiendo de las necesidades y estructura de la empresa. Generalmente, este tipo de usuarios solo tiene acceso a un área de usuario específica, como su propio perfil, donde puede gestionar su información personal, consultar su historial de actividades o acceso, o solicitar ausencias.
Acceso de los empleados seleccionados al POS de Odoo 18
Este tipo de usuarios también juega un papel fundamental en el acceso al POS (Punto de Venta). A diferencia de otros módulos del backend, el POS de Odoo tiene una estructura distinta, diseñada para obtener todas las funcionalidades del front end en javascript. Los Usuarios Empleados pueden tener acceso a esta funcionalidad para registrar ventas, gestionar productos y realizar transacciones, lo que resulta especialmente útil en entornos como tiendas, restaurantes o cualquier negocio que requiera un sistema de punto de venta ágil. Además, el sistema permite añadir roles personalizados dentro del POS, como meseros, cajeros o administradores, y añadiendo alguna funcionalidad extra, se pueden otorgar diferentes niveles de acceso y permisos. Esto significa que, por ejemplo, los meseros solo pueden gestionar las órdenes, mientras que los cajeros pueden realizar pagos y los administradores tienen control total sobre el sistema, como la configuración de productos y la generación de informes. Lo mejor de todo es que, en los planes Enterprise de Odoo, no es necesario adquirir licencias adicionales para estos usuarios, lo que optimiza costos y facilita la implementación del sistema de manera más accesible para todo tipo de negocios.
Acceso nativo de Odoo al área de usuario
Usuarios de Portal
Este tipo de usuarios serían los clientes de la empresa, quienes, aunque no son empleados ni tienen acceso al backend, juegan un papel esencial en el ecosistema de Odoo. Nativamente, Odoo ofrece funcionalidades que permiten a los clientes acceder a información clave, como su facturación y el historial de compras, lo que les proporciona mayor autonomía y transparencia. Además, se les puede ofrecer acceso a otros módulos de Odoo, como eLearning, para que puedan acceder a cursos, tutoriales y contenido educativo que les ayude a mejorar su experiencia con los productos o servicios de la empresa.
Área de Usuario de Portal
Lo verdaderamente interesante de este tipo de usuarios es la posibilidad de crear una estrategia de fidelización efectiva mediante la personalización de servicios según las necesidades específicas de la empresa. Odoo permite diseñar experiencias únicas para los clientes, como un sistema de reservas en línea que facilita la gestión de citas, espacios o servicios. Además, se puede ofrecer un seguimiento personalizado de los servicios contratados y tener acceso a reportes detallados. Lo más destacado de Odoo es la flexibilidad para desarrollar una infinidad de funcionalidades a medida. Se pueden desarrollar herramientas adicionales como la gestión de recompensas, programas de lealtad o acceso exclusivo a promociones. Esta personalización permite que cada empresa pueda adaptarse a las necesidades de su clientela, mejorando la satisfacción y aumentando las oportunidades de negocios recurrentes. La integración de estas funciones no solo fortalece la relación con el cliente, sino que también ayuda a la empresa a gestionar sus operaciones de manera más eficiente, brindando un servicio más cercano y alineado con las expectativas de los usuarios.
Conclusión
Cada tipo de usuario en Odoo desempeña un rol fundamental en la operatividad del ERP de la empresa, reflejando las necesidades de acceso y funcionalidad dentro de la organización. Los Usuarios de Sistema lideran la gestión interna, administrando módulos y datos clave. Los Usuarios Empleados realizan tareas operativas según su rol en módulos como el Punto de Venta, interactuando con tareas específicas según su rol y los Usuarios de Portal representan el puente con el cliente, proporcionando acceso controlado a información relevante que fortalece la fidelización.
La seguridad y el control de acceso son pilares esenciales en este ecosistema. Gracias a los permisos que Odoo permite configurar a medida del usuario, los administradores del sistema pueden garantizar que cada usuario solo acceda a las áreas necesarias para su trabajo, protegiendo datos sensibles y reduciendo riesgos.De igual manera, los usuarios de portal sólo acceden a los datos que se consideran relevantes, fortaleciendo la fidelización, protegiendo datos sensibles y garantizando una experiencia placentera para el cliente.
Cabe recalcar que todos ellos, independientemente de su rol, están registrados como contactos dentro de Odoo, lo que permite una gestión centralizada de la información y un entorno controlado. Cada uno tiene acceso y funcionalidades según lo otorgado, las cuales pueden modificarse en cualquier momento.