A partir de la creación de un módulo de facturación electrónica para la ubicación de El Salvador, en el cual se configuraba un servidor firmador que recibía un JSON desde el módulo de facturación de Odoo 18 y lo firmaba digitalmente con un certificado emitido por el Ministerio de Hacienda de El Salvador, surgió la idea de desarrollar un módulo para la firma electrónica de cualquier documento. Este módulo permitirá tanto la firma auto-generada como la importación de certificados digitales emitidos por organizaciones competentes, brindando una solución flexible y segura para la validación de documentos en Odoo.
Módulo Firma Electrónica Odoo Enterprise
La firma digital en Odoo 18 Enterprise incluye un hash del documento, lo cual garantiza la integridad del archivo firmado, la IP desde donde se ha firmado, y la localización (información geográfica). Esta información contribuye a validar el contexto en el que se realizó la firma. Pero se hace difícil corroborar esta firma digital fuera del sistema en el que se ha generado.
Firma Electrónica de el módulo Firma Electrónica (Odoo 18 Enterprise)
Firma Digital con Certificado X.509
La nueva solución busca generar documentos auto firmados mediante un certificado digital único con el estándar X.509 para cada usuario, utilizando claves públicas y privadas. Estos certificados estarán incrustados directamente en el documento, permitiendo que la firma pueda ser corroborada tanto dentro del sistema como fuera de él, por ejemplo, a través de un visor de documentos PDF. Esto asegura que la validez del documento firmado digitalmente pueda ser verificada en cualquier plataforma, sin necesidad de acceder directamente al sistema, garantizando la autenticidad y la integridad del documento.
Certificado digital en formato X.509
Funcionamiento del proceso de firma
El nuevo módulo se compondría con un apartado de Documentos similar a la que ya dispone la versión Odoo 18 Enterprise o si se implementa en esta versión añadiendo las nuevas funcionalidades.
A cada Usuario de Sistema que así lo precise podrá generar el certificado auto firmado unicamente oprimiendo un botón. Esta acción crearía el certificado digital, la clave pública y la clave privada. A partir de este momento se podrían generar funcionalidades complementarias para implementar capas de seguridad adicionales al certificado.
El proceso de firma digital se haría desde el módulo Documentos, se le tendría que añadir una funcionalidad adicional a cada documento para firmarlo digitalmente. Dado que la firma digital únicamente puede generarla el Usuario de Sistema registrado, antes de empezar el proceso de firmado se debería pedir la cave de usuario de Odoo y la clave del certificado. De esta manera se incluirían dos capas adicionales de seguridad.
Firma del documento con capas de seguridad
Una vez firmado el documento, es posible anexar una página adicional que incluya información relevante sobre la firma digital, proporcionando transparencia y garantizando la autenticidad del documento. Esta página podría contener detalles como:
Nombre y apellidos del firmante: Identificación clara del responsable de la firma.
Fecha y hora de la firma: Registro preciso del momento en que se realizó la firma.
Ubicación del firmante: Información basada en datos de geolocalización del dispositivo.
Validez del certificado: Indicando la vigencia y autenticidad del certificado utilizado.
IP del dispositivo de firma: Para rastrear el origen de la firma.
Hash único del documento: Un identificador criptográfico que garantiza la integridad del contenido, asegurando que el documento no ha sido alterado desde su firma.
Código QR: Enlace directo que permita verificar en tiempo real los datos de la firma y validar la autenticidad y el estado del certificado.
Página anexa al documento firmado con información de la firma
Comprobación de autenticidad de la Firma
Como mencioné al inicio del artículo, los certificados se generan utilizando el estándar X.509, lo que significa que, independientemente de si son autofirmados o emitidos por organismos certificadores, se puede verificar la firma fuera del sistema que la generó. En este caso, la validación puede realizarse mediante lectores de PDF u otras herramientas que permitan esta verificación.
Adicionalmente, con el hash único del documento se puede generar una ruta en el sistema de Odoo para verificar todos los datos relacionados con la firma electrónica del documento. También se podría añadir un generador de hashes, que al subir el documento, genere un hash y lo compare con el original. En caso de concordancia, se emitiría un aviso de autenticidad.
Ejemplo de casos donde implementar Firma Electrónica con Odoo
1. En una ONG, las firmas electrónicas se utilizan para agilizar la aprobación de presupuestos y reportes entre los distintos niveles de gestión. Por ejemplo, un coordinador regional envía un informe financiero que es revisado y firmado digitalmente por el director local y el director financiero global en cuestión de minutos. Este proceso elimina los retrasos asociados con la firma física de documentos, acelera la toma de decisiones y contribuye a la reducción de costos operativos, haciendo que las gestiones internas sean mucho más eficientes.
2. En una empresa mediana, las firmas electrónicas se utilizan para agilizar la aprobación de presupuestos y solicitudes internas. Por ejemplo, un empleado de ventas envía una solicitud de presupuesto que es firmada digitalmente por el responsable del área y luego por el departamento de finanzas en cuestión de minutos. Este proceso elimina la necesidad de imprimir y enviar documentos físicamente, ahorra tiempo en la tramitación de solicitudes y mejora la eficiencia en los flujos de trabajo internos, optimizando los recursos de la empresa.
Conclusión
En un contexto donde tanto las empresas como las instituciones públicas y privadas están avanzando hacia la modernización, la firma electrónica se ha vuelto fundamental para garantizar la eficiencia, seguridad y validez de las transacciones, al mismo tiempo que reduce la dependencia de la documentación impresa. Su implementación no solo optimiza los procesos, haciéndolos más rápidos, sino que también facilita el cumplimiento de normativas y mejora la transparencia en la gestión de documentos. A medida que la modernización de los procesos avanza, la firma electrónica ofrece una herramienta indispensable para reducir costos y agilizar procesos, impulsando así un día a día más ágil y eficiente.